Đơn xin nghỉ phép là văn bản quan trọng giúp người lao động thông báo nhu cầu nghỉ làm và đảm bảo quá trình xin nghỉ diễn ra đúng quy định của doanh nghiệp. Một lá đơn được trình bày rõ ràng, đầy đủ thông tin không chỉ giúp công việc được sắp xếp hợp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm đối với tập thể. Trong bài viết này, HRCV sẽ hướng dẫn bạn cách viết đơn xin nghỉ chuẩn và những lưu ý quan trọng theo quy định mới nhất năm 2026.
Định Nghĩa Đơn Xin Nghỉ Phép là gì?
Đơn xin nghỉ phép là văn bản được người lao động gửi đến cấp quản lý hoặc bộ phận nhân sự nhằm thông báo về việc tạm thời nghỉ làm trong một khoảng thời gian nhất định. Đây là căn cứ giúp doanh nghiệp sắp xếp nhân sự, đồng thời đảm bảo quyền lợi nghỉ phép của người lao động theo quy định.
Không chỉ mang ý nghĩa pháp lý, đơn xin nghỉ còn thể hiện sự tôn trọng đối với tổ chức và tinh thần làm việc chuyên nghiệp. Thay vì nghỉ đột xuất hoặc thông báo qua loa, việc gửi đơn đầy đủ giúp mọi hoạt động trong doanh nghiệp được duy trì ổn định.
Mẫu Đơn Xin Nghỉ Phép Chuẩn Hiện Nay
Mẫu Đơn Xin Nghỉ Phép Tiếng Việt
Mẫu đơn phổ biến thường bao gồm các nội dung: thông tin cá nhân, thời gian nghỉ, lý do nghỉ, kế hoạch bàn giao công việc, cam kết trở lại làm việc đúng thời hạn và chữ ký xác nhận.
Mẫu Đơn Xin Nghỉ Phép Tiếng Anh
Đối với các doanh nghiệp nước ngoài hoặc môi trường làm việc quốc tế, người lao động có thể sử dụng đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh với các cụm từ trang trọng như:
"I would like to request leave from..."
"I will ensure all assigned tasks are properly handed over before my absence."
Việc sử dụng đúng ngữ pháp và văn phong chuyên nghiệp sẽ giúp tạo ấn tượng tích cực với nhà quản lý.
Mẫu Đơn Xin Nghỉ Phép Năm
Đơn xin nghỉ phép năm là loại đơn được sử dụng phổ biến nhất khi người lao động có nhu cầu nghỉ ngơi, du lịch hoặc giải quyết công việc cá nhân. Theo khoản 1 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm việc đủ 12 tháng cho cùng một người sử dụng lao động được nghỉ hằng năm và hưởng nguyên lương, với tối thiểu 12 ngày làm việc đối với công việc trong điều kiện bình thường. Để được phê duyệt nghỉ phép, người lao động cần gửi đơn xin nghỉ phép năm theo quy định hoặc quy chế của doanh nghiệp.
Mẫu Đơn Xin Nghỉ Không Hưởng Lương
Đơn xin nghỉ không hưởng lương được sử dụng khi người lao động đã hết số ngày nghỉ hằng năm hoặc có nhu cầu nghỉ thêm để giải quyết công việc cá nhân. Theo khoản 3 Điều 115 Bộ luật Lao động 2019, ngoài các trường hợp nghỉ việc riêng được pháp luật quy định, người lao động có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động để nghỉ không hưởng lương. Hình thức nghỉ này thường áp dụng khi cần chăm sóc người thân, giải quyết việc gia đình hoặc thực hiện các kế hoạch cá nhân trong thời gian dài.
Mẫu Đơn Xin Nghỉ Phép Theo Chế Độ Bảo Hiểm
Đơn xin nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội được sử dụng khi người lao động nghỉ việc để hưởng các chế độ theo quy định của pháp luật, chẳng hạn như chế độ ốm đau hoặc thai sản. Theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội, để được giải quyết chế độ, người lao động cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo từng trường hợp, như giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng bảo hiểm xã hội, giấy ra viện hoặc các giấy tờ liên quan đến chế độ thai sản. Ngoài việc nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội, người lao động cũng nên gửi đơn xin nghỉ đến người sử dụng lao động để thực hiện quy trình xin nghỉ theo quy định của doanh nghiệp.
Mẫu Đơn Xin Nghỉ Việc Riêng
Đơn xin nghỉ việc riêng được sử dụng khi người lao động có nhu cầu nghỉ để giải quyết các sự việc cá nhân hoặc gia đình. Theo khoản 1 Điều 115 Bộ luật Lao động 2019, người lao động được nghỉ việc riêng và vẫn hưởng nguyên lương trong một số trường hợp như kết hôn, con kết hôn hoặc cha mẹ, vợ/chồng, con qua đời. Để được xem xét và bố trí công việc phù hợp, người lao động nên gửi đơn xin nghỉ việc riêng theo quy định của doanh nghiệp.
Vai trò của đơn xin nghỉ phép trong doanh nghiệp
Đơn xin nghỉ phép không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn là căn cứ giúp người lao động thực hiện quyền nghỉ ngơi theo quy định, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả. Việc gửi đơn đầy đủ thông tin và đúng quy trình giúp quá trình xét duyệt diễn ra thuận lợi, hạn chế ảnh hưởng đến tiến độ công việc và đảm bảo quyền lợi cho các bên.
Đối với người lao động
Đơn xin nghỉ phép là cơ sở để người lao động đề nghị doanh nghiệp xem xét và phê duyệt nhu cầu nghỉ phép theo đúng quy định của pháp luật hoặc quy chế nội bộ. Khi được chấp thuận, người lao động có thể được hưởng các quyền lợi liên quan như nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương hoặc các chế độ nghỉ khác nếu đáp ứng điều kiện áp dụng.
Bên cạnh đó, việc chủ động gửi đơn trước thời gian nghỉ còn thể hiện tinh thần trách nhiệm và tác phong làm việc chuyên nghiệp. Điều này giúp hạn chế những hiểu lầm không đáng có, đồng thời tạo điều kiện để cấp quản lý sắp xếp nhân sự thay thế khi cần thiết.
Đối với doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp, đơn xin nghỉ phép là công cụ hỗ trợ quản lý kế hoạch nhân sự và phân công công việc hợp lý. Thông qua đơn nghỉ phép, bộ phận quản lý có thể chủ động điều phối nhân sự, tránh tình trạng thiếu người đột xuất làm ảnh hưởng đến hoạt động của phòng ban hoặc tiến độ dự án.
Ngoài ra, đơn xin nghỉ còn là tài liệu phục vụ công tác lưu trữ hồ sơ nhân sự, theo dõi số ngày nghỉ của nhân viên và làm căn cứ đối chiếu khi tính phép năm, tiền lương hoặc giải quyết các vấn đề liên quan đến chế độ lao động.
Cách Viết Đơn Xin Nghỉ Làm Chuyên Nghiệp
Mỗi doanh nghiệp thường sẽ áp dụng biểu mẫu đơn xin nghỉ phép và quy trình xét duyệt riêng. Vì vậy, trước khi soạn thảo, người lao động nên tham khảo mẫu đơn do phòng Nhân sự hoặc công ty ban hành để đảm bảo nội dung đầy đủ, đúng quy định nội bộ và thuận tiện cho quá trình phê duyệt.
Phần Mở Đầu Của Đơn Xin Nghỉ Phép
Trong mẫu đơn xin nghỉ phép đơn giản, phần mở đầu là khu vực cung cấp các thông tin cơ bản giúp xác định người gửi và mục đích của đơn. Nội dung thường bao gồm:
Quốc hiệu, tiêu ngữ: Nếu doanh nghiệp yêu cầu trình bày theo mẫu đơn truyền thống, phần đầu văn bản cần ghi quốc hiệu "Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam" và tiêu ngữ "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc" theo đúng quy cách.
Tên đơn: Ghi rõ "Đơn xin nghỉ phép" ở vị trí nổi bật.
Thời gian lập đơn: Ghi ngày, tháng, năm thực hiện đơn nghỉ phép.
Người nhận đơn: Có thể là Ban Giám đốc, Trưởng bộ phận, phòng Hành chính - Nhân sự hoặc cá nhân có thẩm quyền phê duyệt.
Thông tin người làm đơn: Bao gồm họ và tên, mã nhân viên (nếu có), chức vụ, bộ phận công tác và các thông tin cần thiết khác theo yêu cầu của doanh nghiệp.
Phần Nội Dung Đơn Xin Nghỉ Phép
Đây là phần quan trọng nhất trong đơn xin nghỉ phép, nơi người lao động trình bày rõ nhu cầu nghỉ và các thông tin liên quan để cấp quản lý xem xét, phê duyệt. Một đơn nghỉ phép đầy đủ thường cần có các nội dung sau:
Mục đích làm đơn: Nêu ngắn gọn lý do gửi đơn, chẳng hạn như đề nghị được nghỉ phép trong khoảng thời gian cụ thể.
Lý do nghỉ phép: Trình bày nguyên nhân xin nghỉ như nghỉ phép năm, giải quyết việc cá nhân, nghỉ ốm, nghỉ thai sản hoặc các trường hợp khác theo quy định của doanh nghiệp và pháp luật.
Thời gian nghỉ dự kiến: Ghi rõ ngày bắt đầu nghỉ và ngày quay trở lại làm việc để thuận tiện cho việc sắp xếp nhân sự.
Phương án bàn giao công việc: Liệt kê các đầu việc cần bàn giao, người tiếp nhận và kế hoạch xử lý công việc trong thời gian vắng mặt.
Thông tin liên hệ: Cung cấp số điện thoại hoặc phương thức liên lạc để công ty có thể kết nối trong trường hợp phát sinh vấn đề cần hỗ trợ khẩn cấp.
Cam kết trách nhiệm: Thể hiện cam kết hoàn thành việc bàn giao và phối hợp xử lý công việc theo yêu cầu trước khi nghỉ phép.
Phần Kết Thúc Đơn Xin Nghỉ Phép
Ở phần cuối của đơn xin nghỉ phép đi làm, người lao động nên thể hiện sự tôn trọng và mong muốn được cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt yêu cầu nghỉ phép. Bạn có thể sử dụng những câu văn lịch sự như: "Kính mong Ban Lãnh đạo/Trưởng bộ phận xem xét và chấp thuận đề nghị nghỉ phép của tôi. Xin chân thành cảm ơn!"
Bên cạnh đó, đừng quên bổ sung các mục dành cho chữ ký của người làm đơn, người quản lý trực tiếp và các bộ phận liên quan theo quy trình phê duyệt của doanh nghiệp.
Sau khi hoàn thiện đầy đủ các nội dung ở phần mở đầu, phần nội dung và phần kết thúc, đơn xin nghỉ phép sẽ đáp ứng yêu cầu cơ bản về hình thức và thông tin. Người lao động chỉ cần kiểm tra lại thông tin cá nhân, thời gian nghỉ và nội dung bàn giao công việc để đảm bảo hồ sơ được xử lý nhanh chóng, đúng quy định của công ty.
Những Lưu ý Khi Viết Đơn Xin Nghỉ Phép
Để đơn xin nghỉ phép được xét duyệt nhanh chóng, người lao động cần trình bày đầy đủ lý do nghỉ, thời gian vắng mặt và thông tin liên hệ trong trường hợp cần hỗ trợ công việc. Đồng thời, việc chủ động bàn giao nhiệm vụ, tuân thủ quy trình nội bộ và gửi đơn đúng thời hạn cũng thể hiện tinh thần trách nhiệm và sự chuyên nghiệp trong môi trường làm việc.
Mặc dù là một thủ tục quen thuộc, việc viết đơn xin nghỉ phép vẫn có thể gặp sai sót nếu không được chuẩn bị cẩn thận. Những lỗi như thiếu thông tin, trình bày không đúng quy định hoặc gửi đơn muộn có thể ảnh hưởng đến quá trình phê duyệt. Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp bạn soạn đơn xin nghỉ phép đầy đủ, rõ ràng và đúng chuẩn:
Tuân thủ đúng hình thức trình bày: Đơn xin nghỉ nên được trình bày theo bố cục rõ ràng, bao gồm tiêu đề, ngày tháng, thông tin người gửi, người nhận, nội dung đề nghị nghỉ phép và phần xác nhận hoặc chữ ký theo quy định.
Nêu rõ lý do nghỉ phép: Người lao động nên trình bày lý do nghỉ một cách cụ thể, trung thực và phù hợp với thực tế, chẳng hạn như nghỉ phép năm, nghỉ việc riêng, nghỉ ốm, nghỉ thai sản hoặc nghỉ không hưởng lương.
Xác định chính xác thời gian nghỉ: Thông tin về thời gian nghỉ cần ghi rõ ngày bắt đầu, ngày kết thúc và tổng số ngày nghỉ. Trường hợp chưa thể xác định chính xác, người lao động nên ghi thời gian dự kiến và cập nhật lại khi có thay đổi.
Chủ động bàn giao công việc: Trước khi nghỉ phép, cần sắp xếp và bàn giao các công việc đang phụ trách cho đồng nghiệp hoặc người được chỉ định nhằm đảm bảo tiến độ công việc không bị ảnh hưởng.
Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, chuyên nghiệp: Nội dung đơn nên ngắn gọn, mạch lạc và tránh các cách diễn đạt dài dòng hoặc thiếu rõ ràng. Cách trình bày chuyên nghiệp sẽ giúp đơn dễ được xem xét và phê duyệt hơn.
Rà soát thông tin trước khi gửi: Người lao động nên kiểm tra kỹ lỗi chính tả, ngày tháng, chức danh và các thông tin liên quan để đảm bảo tính chính xác và tránh phát sinh sai sót không cần thiết.
Thực hiện đúng quy định của doanh nghiệp: Mỗi đơn vị có thể áp dụng quy trình xin nghỉ phép khác nhau. Vì vậy, người lao động cần tìm hiểu trước về mẫu đơn, hình thức nộp và thời hạn gửi theo quy định của công ty hoặc cơ quan.
Hoàn thiện đầy đủ chữ ký và xác nhận: Đơn xin nghỉ cần có chữ ký của người làm đơn và các xác nhận cần thiết từ cấp quản lý hoặc bộ phận nhân sự theo quy định nội bộ.
Lưu lại hồ sơ nghỉ phép: Sau khi đơn được phê duyệt, người lao động nên lưu giữ bản sao hoặc email xác nhận để thuận tiện cho việc đối chiếu khi cần liên quan đến ngày công, tiền lương hoặc các quyền lợi khác.
Quy Trình Nộp Đơn Xin Nghỉ Phép Hiệu Quả
Để đơn xin nghỉ phép đi làm được xét duyệt nhanh chóng và không ảnh hưởng đến tiến độ công việc, người lao động nên thực hiện đúng quy trình theo quy định của doanh nghiệp. Dưới đây là các bước quan trọng giúp quá trình xin nghỉ phép diễn ra chuyên nghiệp và thuận lợi hơn.
Thông Báo Kế Hoạch Nghỉ Phép Với Quản Lý
Trước khi gửi đơn xin nghỉ, người lao động nên chủ động trao đổi với quản lý trực tiếp về thời gian nghỉ và lý do nghỉ (nếu cần thiết). Việc thông báo trước giúp doanh nghiệp chủ động sắp xếp nhân sự, phân bổ công việc hợp lý và hạn chế ảnh hưởng đến tiến độ chung. Đối với các kỳ nghỉ dài ngày hoặc nghỉ vào giai đoạn cao điểm, người lao động nên báo trước càng sớm càng tốt để thuận tiện cho quá trình xét duyệt.
Chuẩn Bị Phương Án Bàn Giao Công Việc
Để tăng khả năng được phê duyệt đơn xin nghỉ, người lao động cần lập kế hoạch bàn giao rõ ràng các nhiệm vụ đang phụ trách. Nội dung bàn giao nên bao gồm tình trạng công việc hiện tại, thời hạn cần xử lý, người tiếp nhận và các thông tin liên quan. Điều này giúp bảo đảm hoạt động của bộ phận không bị gián đoạn trong thời gian nghỉ phép.
Gửi Đơn Và Theo Dõi Kết Quả Phê Duyệt
Sau khi hoàn thiện nội dung, người lao động gửi mẫu đơn xin nghỉ phép đơn giản theo đúng quy trình của doanh nghiệp, có thể thông qua email, phần mềm quản lý nhân sự hoặc biểu mẫu giấy. Sau khi nộp đơn, cần chủ động theo dõi phản hồi từ quản lý hoặc phòng nhân sự và chỉ nên nghỉ phép khi đã nhận được sự chấp thuận chính thức theo quy định nội bộ của công ty.
>> Nhấn xem các bài viết bổ ích tại Hành trang sự nghiệp
Quy Định của Luật Lao động liên Quan Đến Đơn Xin Nghỉ Phép
Trước khi gửi đơn xin nghỉ phép đi làm, người lao động nên nắm rõ các quy định của pháp luật về chế độ nghỉ hằng năm và những quyền lợi liên quan. Việc hiểu đúng các quy định này không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi của bản thân mà còn đảm bảo quá trình xin nghỉ phép diễn ra thuận lợi, đúng quy định của doanh nghiệp và pháp luật lao động hiện hành.
Số Ngày Nghỉ Phép Năm Theo Quy Định
Theo khoản 1 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm việc đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động được nghỉ hằng năm và hưởng nguyên lương. Cụ thể:
12 ngày làm việc/năm đối với người làm việc trong điều kiện bình thường.
14 ngày làm việc/năm đối với người lao động chưa thành niên, người khuyết tật hoặc làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
16 ngày làm việc/năm đối với người làm công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
Ngoài ra, theo Điều 114 Bộ luật Lao động 2019, cứ đủ 5 năm làm việc cho cùng một người sử dụng lao động, người lao động được cộng thêm 1 ngày nghỉ hằng năm.
Cách Tính Ngày Phép Đối Với Người Lao Động Chưa Đủ 12 Tháng Làm Việc
Trường hợp người lao động làm việc chưa đủ 12 tháng, số ngày nghỉ phép năm sẽ được tính theo tỷ lệ tương ứng với thời gian làm việc thực tế. Điều này giúp đảm bảo quyền lợi nghỉ phép ngay cả khi người lao động chưa hoàn thành đủ một năm làm việc.
Quyền Lợi Đối Với Ngày Nghỉ Phép Năm Chưa Sử Dụng
Ngày nghỉ phép năm là quyền lợi của người lao động, tuy nhiên không phải mọi trường hợp không sử dụng hết số ngày phép đều được quy đổi thành tiền. Theo khoản 3 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, người lao động sẽ được người sử dụng lao động thanh toán tiền lương đối với những ngày nghỉ hằng năm chưa sử dụng trong trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động hoặc bị mất việc làm.
Điều này đồng nghĩa với việc, nếu người lao động vẫn tiếp tục làm việc tại doanh nghiệp thì số ngày phép chưa nghỉ sẽ không được thanh toán bằng tiền, trừ khi có quy định hoặc chính sách riêng từ phía doanh nghiệp. Vì vậy, người lao động nên chủ động sắp xếp thời gian nghỉ phép hợp lý để đảm bảo quyền lợi của mình.
Quy Định Về Cộng Dồn Ngày Nghỉ Phép Năm
Theo khoản 4 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động để chia nhỏ kỳ nghỉ hằng năm hoặc gộp số ngày nghỉ phép của nhiều năm và sử dụng một lần. Thời gian cộng dồn tối đa theo quy định là 03 năm.
Trên thực tế, việc cộng dồn ngày phép còn phụ thuộc vào quy chế và chính sách riêng của từng doanh nghiệp. Một số công ty cho phép người lao động bảo lưu số ngày phép chưa sử dụng để chuyển sang năm tiếp theo, trong khi nhiều doanh nghiệp chỉ áp dụng ngày phép trong phạm vi một năm làm việc. Vì vậy, người lao động nên tìm hiểu kỹ quy định nội bộ để tránh mất quyền lợi đối với số ngày phép chưa sử dụng.
Nghỉ Phép Và Quyền Lợi Bảo Hiểm
Trong thời gian nghỉ phép năm hưởng lương, người lao động vẫn được đảm bảo đầy đủ quyền lợi về tiền lương và bảo hiểm. Tuy nhiên, nếu nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì người lao động và doanh nghiệp sẽ không phải đóng bảo hiểm xã hội cho tháng đó theo quy định hiện hành. Điều này có thể ảnh hưởng đến quá trình tham gia và hưởng các chế độ bảo hiểm về sau.
>> Nhấn xem cách tính bảo hiểm xã hội mới nhất
Kết Luận
Đơn xin nghỉ phép không chỉ là thủ tục cần thiết để người lao động thực hiện quyền nghỉ theo quy định mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm trong công việc. Việc chuẩn bị một lá đơn đầy đủ, đúng mẫu và gửi đúng thời điểm sẽ giúp quá trình xét duyệt diễn ra thuận lợi, đồng thời hạn chế ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp. Đừng quên theo dõi HRCV để cập nhật thêm nhiều mẫu đơn, biểu mẫu và kiến thức hữu ích về việc làm, nhân sự và phát triển sự nghiệp.
>> Khám phá thêm các bài viết liên quan
------------
CÔNG TY TNHH HRCV VIỆT NAM
Giấy phép đăng ký kinh doanh số : 0319561659 cấp ngày 22/05/2026 tại Sở Tài chính Thành phố Hồ Chí Minh
Trụ sở : 45/6 Nguyễn Khuyến, Phường Bình Thạnh, HCMC
------------
Hotline: 032 744 6100
Email: hotro@hrcv.vn
Website: hrcv.vn
